Apr 26, 2022 11:00:00 PM

Te decimos cómo hacer un congreso virtual

El sector de los congresos es uno de los más importantes de nuestro país. Cada año se celebran multitud de eventos, reuniones o seminarios a los que asisten ponentes e invitados de todas partes del mundo, con el beneficio económico que eso supone.

En los últimos años, se está popularizando una modalidad de congreso que elimina las barreras geográficas, supone un gran ahorro de costes y permite llegar a una audiencia mucho mayor. Estamos hablando de los congresos virtuales.

Como consecuencia de la pandemia del coronavirus y las restricciones establecidas por los gobiernos de medio mundo, los congresos online se han convertido en la única opción para mantener la actividad del sector MICE (Meetings, Incentives, Conventions and Exhibitions).

Si quieres saber cómo organizar un congreso virtual para que todo salga perfecto, no te pierdas nuestro post con los pasos que debes seguir.

Pero, ¿Cómo organizar un congreso virtual?

Antes de nada, has de saber que las cosas se pueden complicar tanto como tú quieras. Nosotros daremos unas pautas básicas y, a partir de ahí, puedes profesionalizarlo al nivel que necesites.

Primera Fase del congreso virtual

Todos estos son los elementos que deberías de tener claros antes de comenzar a promocionar el congreso online o de llevar a cabo cualquier tipo de acción.

1.- Diseño del curso o servicio que queremos vender

No te digo que lo tengas ya completamente grabada y terminado, ya que puedes hacer una preventa de este y validar si la venta funciona, pero si tienes que tener claro todo el contenido de este como; título, índice, metodología, profesores y fecha de inicio.

2.- Definir el público objetivo.

Es importante que tengamos bien definido los diferentes buyer persona del curso que vamos a ofrecer dado que esto nos ayudará a acertar en el tipo de audiencia que queremos atraer con el congreso online.

En este caso quiero que tengas claro que no te servirá únicamente con tener claro al target en marketing al que dirigirte.

Tienes que profundizar más y saber realmente cuáles son los principales deseos, motivaciones y problemas de las personas a las que te quieres dirigir.

3.- Análisis de cursos o servicios similares.

Realizaremos un pequeño análisis competitivo para ver qué cursos de este tipo se está ofreciendo, así como se está invirtiendo publicidad para la captación y venta de estos.

Teniendo claro esto, ya podemos empezar a definir la estrategia de promoción del congreso virtual que además se divide en 4 fases.

Dentro de cada una de las fases hay una serie de puntos que tienes que tener en cuenta, por lo que te aconsejo que te hagas un road map con todas las acciones que debes de realizar y la fecha que le corresponden.

Para que lo tengas más claro, te voy a ir adjuntando diferentes imágenes del road map que definimos cuando vayamos a organizar nuestros eventos.

Segunda Fase del congreso virtual

Al final todo gira en base a en funnel de ventas en el que todas las piezas tienen que estar bien conectadas entre sí.

Captación

El primer paso para organizar un congreso virtual es captar a tu público objetivo. Debes establecer una segmentación, es decir, a quién te vas a dirigir. Así, te será mucho más fácil identificar el modo de atraer usuarios y convertirlos en asistentes a tu evento. Para ello, necesitarás una página web, que puede ser una sencilla Landing Page o una completa web corporativa. En cualquier caso, debes incluir, como mínimo, los siguientes elementos:

Formulario de registro: este será el método por el que los visitantes podrán inscribirse al evento. Mejor colocarlo al principio de la página para que no tenga que desplazarse.
Temática del evento: incluye información clara y precisa acerca de la temática del evento. A quién va dirigido y de qué va a tratar.
Fechas y horario: cuáles son los días de celebración y el horario.
Ponentes: incluye su nombre, fotos, redes sociales, temática de su charla y la fecha y hora de la misma.
Patrocinadores: si tu congreso virtual cuenta con patrocinadores, debes incluirlos en tu web de captación, ya que contar con el respaldo de otras marcas es otro elemento de diferenciación y generación de confianza.
Opiniones: incluye reviews y opiniones de otros eventos y congresos que hayas organizado.

Si necesitas un empujón en la captación de asistentes durante el proceso de organizar un congreso virtual, puedes hacer campañas publicitarias en redes sociales y Google Ads. En este sentido, te será de gran ayuda contar con una buena web, ya que será la página de aterrizaje para los interesados que hagan clic en tu anuncio.

Ponencias

A la hora de compartir las ponencias tienes dos alternativas: grabarlas con antelación o emitirlas en directo. Si las grabas previamente, únicamente tendrías que subirlas a cualquier plataforma de vídeo como Youtube, Vimeo o Dailymotion e insertar los vídeos en la web del congreso virtual. Si quieres asegurarte de que solo puedan ver las ponencias los inscritos en el evento virtual, deberás ocultar estos vídeos al púbico en general en las opciones de cada plataforma. De igual modo, en tu web deberás habilitar una zona para usuarios registrados que no sea indexada por Google.

Para la emisión en directo también cuentas con múltiples alternativas como Youtube, Zoom o Google Meet (de pago). Los usuarios se conectarán a través del enlace que les mandes con antelación y, una vez terminada la ponencia, puedes descargar el vídeo y subirlo a la web del congreso, como hemos comentado en el párrafo anterior (si has usado Youtube no es necesario, ya que se queda guardado el directo en tu canal).

Comunicación durante el evento virtual

La mayoría de plataformas que hemos mencionado anteriormente cuentan con sistemas de participación, como videollamadas múltiples y chat para facilitar la comunicación entre asistentes y ponentes. Igualmente, puedes instalar un chat en la propia web del congreso de forma fácil, mediante algún plugin de WordPress u otras plataformas.

Final del congreso online

Una vez terminado el congreso online, ¿termina el trabajo? Para nada. Si has hecho una buena captación para tu evento, tendrás multitud de hot leads, es decir, contactos que están interesados en la temática de tu congreso virtual. Pasados unos días tras el cierre del mismo, puedes enviar una serie de newsletter con información, promociones o descuentos sobre tus productos o servicios. A largo plazo, deberás incluirlos en tu estrategia general de email marketing.

Tercera Fase de congresos virtuales

El objetivo es preparar toda la estrategia de venta durante el evento, así como tenemos que preparar muy bien mensajes específicos de venta o de fidelización que vamos a lanzar durante el evento.

Si ofreciste un tripwire en la fase de captación, pues en esta fase debes subir el precio de este, para que así los que lo compraron antes tengas un descuento.

Es importante que intentes llevar el evento con la mayor puntualidad posible. se cierto que pueden surgir elementos que te puedan descuadrar un poco esto, pero debes intentar que el retraso sea el mínimo.

Define una acción de venta durante y otra a la finalización del evento.

Por ejemplo, la acción de venta durante el evento puede ser después de una ponencia. Para el final prepara una presentación de venta y pitch de venta de tu curso o infoproducto, y anúncialo claramente en el programa del evento. Los asistentes agradecerán que seas muy transparente.

Utilizar por ejemplo en la parte de venta la acción de inscribirse a una lista prioritaria para productos de alto coste, y para que tus comerciales puedan trabajar esta lista en los siguientes días.

Conclusiones

Para realizar un congreso online necesitas al menos un par de semanas para preparar y diseñar la estrategia y luego 3 o 4 semanas de captación de leads, para finalmente de 5 a 7 días de venta del congreso virtual.

Recomendamos trabajar con una agencia dedicada a generar congresos virtuales de manera profesional como Sinergis Agencia de Comunicación.

Cotiza ahora con un asesor de ventas para personalizar el congreso virtual que más se adapte a tu negocio.