Crea tu propio evento virtual: los mejores tips de Sinergis

Cuando desde las organizaciones nos enfrentamos a contextos retadores, como una pandemia global, el éxito dependerá de nuestro ingenio para implementar prácticas que reflejen nuestra fortaleza, innovación y capacidad de adaptación.

El distanciamiento social se vuelve un desafío mayor, pues nos obliga a buscar alternativas para ejecutar esfuerzos que usualmente se basarían en la interacción presencial.

Recuerda que el mundo digital te ofrece multitud de opciones tecnológicas para integrar a tus audiencias. A continuación, te presentamos cinco pasos para trasladar tus eventos a plataformas digitales sin dejar de promover el conocimiento abierto, la colaboración y el distanciamiento solidario.

Pero ¿cómo hago mi evento virtual?

No te preocupes, en Sinergis te damos los mejores consejos para crear tu evento virtual:

Adapta las metodologías a tus públicos

Si bien esta recomendación aplica también para eventos presenciales, las metodologías de comunicación y enseñanza que son efectivas en persona no necesariamente lo serán en formatos virtuales.

Por eso, es importante que trabajes en conjunto con los facilitadores, presentadores y el resto del equipo del evento para definir objetivos y planear el programa con tiempo. Este nivel de planificación posibilitará el diseño de una experiencia virtual detallada e interactiva, con contenidos pertinentes y que capture la atención. Algunas preguntas útiles como punto de partida son:

• ¿Con cuánto tiempo cuenta mi(s) público(s) para participar?
• ¿Son adeptos a las nuevas tecnologías?
• ¿Mediante cuál o cuáles dispositivos suelen conectarse los miembros de mi público?
• ¿Qué les interesa aprender/practicar/mejorar?
• ¿Necesitan interactuar entre ellos o pueden trabajar individualmente?

Este diagnóstico inicial te permitirá determinar la dinámica del evento e identificar si se realizará de forma sincrónica (interactuando en tiempo real mediante video, audio y/o chat) o asincrónica (poniendo a disposición de los participantes recursos en línea para que los accedan según su disponibilidad, con momentos de participación simultánea). Algunos elementos creativos que puedes incluir en tus metodologías son:

• Encuestas, cuestionarios o votaciones en línea con herramientas digitales.
• Vídeos animados con componentes de storytelling.
• Paneles o foros con expertos mediante live-streaming.
• Clips pregrabados con líderes de tu organización.
• Aplicaciones móviles.
• Ludificación, mejor conocida como gamification, por su nombre en inglés.
• Infografías, gráficos y visualización de datos que apoyen el contenido.

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Identifica la plataforma que mejor se adapte a tus objetivos

Aunque herramientas como Skype, Microsoft Teams o Webex funcionan para replicar reuniones o seminarios sencillos, eventos más complejos e innovadores requerirán de otras integraciones. La plataforma Zoom, además de ofrecer mensajería instantánea, registro y monitoreo de los participantes, permite tener videollamadas en salas virtuales, muy conveniente para llevar a cabo talleres informativos y participativos, entrenamientos y, con su modalidad de sesiones paralelas de trabajo, actividades en que se requiera dividir a los participantes en grupos.

Por otro lado, plataformas educativas como Moodle, con un enfoque open–source de e-learning pueden adaptarse para integrar recursos visuales y sonoros que beneficien el cumplimiento de tus metas de aprendizaje.

Una práctica recomendable es alinear los objetivos de tus esfuerzos con los objetivos de negocio de tu organización. Partiendo de ello, podrías ahorrar recursos aliándote con departamentos internos o socios externos que cuenten con metas similares y buscar formas de colaboración para tu evento virtual e, incluso, desarrollarlo en conjunto.

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Encuentra tu presentador

Tu contenido y plataforma están listos. Ahora ¿quién será el rostro de tu evento? Puedes contratar a un presentador profesional o elegir a la persona más adecuada de tu equipo de trabajo. Es muy importante que quien elijas pueda hablar claramente en público, se sienta cómodo bajo las miradas de los asistentes y sea capaz de exponer sin estar atado a un guion. La improvisación es clave también: si alguien se retrasa, hay un problema técnico o surge algún imprevisto; el presentador debe estar listo para sortear el obstáculo y sacar lo más positivo del momento. Otra estrategia es tener a 2 presentadores, ya que así se siente más fluido el ritmo de la presentación y sus interacciones mantendrán más enganchados a tus asistentes. Una buena química entre ellos es un factor que mejorará enormemente tus presentaciones.

Promoción de eventos virtuales

Si planea organizar un evento virtual, debe establecer una estrategia de marketing sólida que se alinee con sus objetivos y funcione en el mundo en línea. Hay muchas formas de promocionar su negocio o evento. De todos las estrategias de marketing digital, dos de las más importantes en las que centrarse son:

• Por correo electronico
• Por las redes sociales

El correo electrónico y las redes sociales son la mejor manera de presentar su evento a la gente. Deberías dedicar tiempo a la elaboración correos electrónicos de marketing para atraer gente a tu evento virtual. Los hashtags específicos del evento proporcionarían un gran impulso al evento a través de las redes sociales. Incluso puedes acercarte a seguidores influyentes en las redes sociales para promocionar tu evento virtual.

Recuerda dar seguimiento a tus participantes

Para medir el cumplimiento de tus objetivos, asegúrate de recopilar la lista de participantes que se conectaron al evento y hacerles llegar una breve encuesta donde se evalúe su percepción del esfuerzo. SurveyMonkey, por ejemplo, resulta una herramienta práctica para la recolección de datos y su posterior análisis.

A su vez, agradéceles por participar poniendo a su disposición los materiales de apoyo utilizados, grabaciones de video o audio y cualquier otra información útil, preferiblemente no más de 48 horas después de que el evento finalizó.

Ten presente que el éxito de tu evento no solo está en su ejecución, sino también en el seguimiento que brindas posteriormente y la continuidad de los resultados. Gran parte del retorno de inversión intangible de tu esfuerzo está en que los participantes se conviertan en futuros embajadores de tus objetivos y ¿por qué no? en aliados que te motiven a crear nuevas iniciativas virtuales.