Las empresas optan por eventos virtuales e híbridos en medio de la pandemia

Debido a la pandemia de Covid-19, muchas corporaciones de todo el mundo, que solían depender de los eventos presenciales para ganar exposición y promover sus marcas y patrocinadores, se enfrentan a un nuevo desafío: encontrar una nueva alternativa que les garantice tener los mismos beneficios.

Ahora, que este 2021, poco a poco se está reactivando económicamente, muchas empresas comienzan con la planeación de lo que viene, considerando que, de acuerdo con los especialistas, tendremos que continuar con la sana distancia y las medidas preventivas.

Esta planeación, de manera casi natural, ofrece nuevas ideas y un mejor ánimo, y la tendencia en la industria de reuniones se ha inclinado hacia los eventos híbridos: una combinación entre la modalidad presencial y la virtual.

Así como organizar un evento virtual es una excelente oportunidad de expandir el alcance geográfico del marketing empresarial, conectar con clientes y atraer nuevos prospectos, este requiere el mismo cuidado y atención que un evento presencial, pues el objetivo de ambos es involucrar a los asistentes y crear momentos memorables para los participantes.

De presencial a híbrido

Elementos claves para perderle el miedo al mundo digital.

La planificación de eventos virtuales se reduce a lo fundamental. Se deben realizar pensando en el marketing, la promoción de contenido y el engagement de los clientes.

Un evento virtual se construye con base al contenido, la participación de los asistentes y los datos. Si bien es cierto que los eventos virtuales no requieren comida y bebida, están formados por muchos de los mismos elementos que cualquier otro tipo de evento. La calidad de la producción de video y la conectividad serán importantes, así como el sitio que alberga la agenda y el contenido. Estos son los elementos que componen un evento virtual:

• Sitio web del evento
• Registro del evento
• Contenido de la presentación en vivo
• Audio / video unidireccional en vivo (Streaming)
• Preguntas y respuestas (Q&A)
• Encuestas en vivo a los asistentes
• Toma de notas / diapositivas favoritas
• Contenido grabado
• Videoconferencias interactivas
• Encuestas de retroalimentación

1. Los eventos virtuales dependen de la tecnología

Al igual que un evento presencial, los eventos virtuales se benefician del uso de toda una plataforma de tecnología de eventos que te ayuda a promocionar, ejecutar y administrar tu evento. Aquí el detalle de los componentes más importantes de tecnología de eventos que debes usar al ejecutar tu evento virtual:

• Sitio web del evento: Tu sitio web del evento se utiliza para la promoción. Tiene el mismo propósito, independientemente de si el evento es virtual o presencial. El sitio web de tu evento es la herramienta promocional clave para interesar a los posibles asistentes y atraerlos para que se registren en el evento.
• Registro: El registro es la primera herramienta para la recopilación de datos y es fundamental para los eventos. Las herramientas de registro permiten a los asistentes registrarse para los eventos virtuales, enviar preferencias e información personal y proporcionar los pagos, de ser necesario.
• Email: El marketing por correo electrónico puede impulsar la demanda y aumentar las inscripciones, mantener a los asistentes informados antes del evento y ser utilizado para atraer a los asistentes antes del evento virtual, a través de encuestas de retroalimentación.
• Guía de eventos en línea y aplicación móvil para eventos: Unas de las piezas más importantes de la tecnología de eventos virtuales, son la guías en línea y la aplicación de eventos móviles ya que son la base de operaciones para los asistentes durante el evento.

2. La retroalimentación del evento: encuestas, preguntas y respuestas

La retroalimentación es crucial para cuando los planificadores no tienen la capacidad de medir las reacciones por las expresiones o comentarios verbales de los asistentes en el sitio.

Usa herramientas de retroalimentación de eventos para recopilar el feedback mediante encuestas posteriores al evento que se puede usar para demostrar el éxito del evento. Además, la retroalimentación de eventos se puede utilizar como una herramienta para calificar clientes potenciales virtuales y conducirlos a ventas.

3. Integraciones

Las integraciones aseguran que se compartan el registro vital y los datos de los asistentes entre tu sistema de tecnología de eventos y tu plataforma de eventos virtuales. También permite que estos datos se compartan con tu automatización de marketing y sistemas CRM. Usa las herramientas de integración para mantener los datos de tus asistentes en un solo lugar y así poder llegar a los clientes potenciales más rápidamente y analizar las ideas clave de los eventos, como la asistencia a la sesión y el compromiso.

Claves que permitirán que el evento virtual sea un éxito:

• Estrategia del evento virtual: Plantea los objetivos y la estrategia del evento virtual y asegúrate de que toda la organización está alineada con ellos.
• Definición de la audiencia: Mira en tu base de datos y estudia qué segmentos estarían interesados en los planteamientos de tu empresa. Esta es una gran oportunidad para considerar nuevas audiencias de sectores, industrias o profesiones a los que tu empresa aún no se ha dirigido.
• Guía de dirección: Proporciona a los asistentes una guía sobre cómo asistir al evento virtualmente.
• Enlaces: En la agenda, agrega enlaces a la grabación de la sesión o transmisión en vivo.
• Una web o landing page atractiva es esencial. Una de las claves para convencer a los asistentes es crear una página web o una landing page atractiva.

¿Por qué realizar eventos híbridos y virtuales? Las principales ventajas

Los eventos virtuales no son exactamente nuevos, pero han ganado más popularidad en los últimos años, ya sea por cambios importantes como crisis financieras (2008), pandemias globales (2020), o simplemente para mantenerse al día con lo último en tecnología. En cualquier caso, todo indica que los eventos digitales llegaron para quedarse.

Ya sea que estés pensando en organizar una convención, una exposición o una conferencia web, cambiar al modo virtual te traerá muchos beneficios. Algunos de ellos son:

Rentabilidad: Probablemente una de las principales razones para realizar los eventos virtuales, en lugar de los presenciales, es la diferencia de precio tan significativa. El costo de organizar un evento presencial es muy alto.  De hecho, un estudio realizado en el 2018 demostró que la industria de eventos globales está valorada en más de $1.1 trillones de dólares y se cree que llegará a los $2.33 trillones en el 2026.

Por otra parte, tu presupuesto para eventos híbridos y virtuales se centrará, principalmente, en las tarifas correspondientes a la plataforma de alojamiento que elijas y a tu campaña de marketing online. Por supuesto, este proceso no es gratuito. Pero los gastos son mínimos comparados con los de un evento presencial.

Tiempo y flexibilidad: Otro factor importante que debe tenerse en cuenta a la hora de organizar un evento es la ajustada agenda que tienen los asistentes. Le evitas a tu audiencia la molestia de tener que buscar y abrir un espacio en su agenda para poder viajar.

Como anfitrión, los eventos virtuales te ofrecen una gran flexibilidad. Al estar online, podrás presentar tu sala de exposición, conferencia, exhibición o cualquier otro tipo de información en pequeñas porciones para no agotar a tu audiencia. Puedes organizar diferentes sesiones, formatos o actividades.

Respetuoso con el medio ambiente: Hoy en día es fundamental que las empresas tengan presente el impacto que causan en el medio ambiente, y los eventos físicos no son precisamente algo que pueda definirse como ecológico. La cantidad de vuelos para asistir a reuniones y eventos presenciales asciende a millones por año solo en los Estados Unidos. Los eventos virtuales no solo le ahorrarán a tu audiencia largas horas de viaje, sino que por el hecho de ser digitales también lograrán disminuir el impacto ambiental negativo que tienen los eventos presenciales.

Permanencia: Uno de los principales beneficios de los cuales puedes disfrutar al organizar un evento virtual es que no termina ahí. Considerando que todo se lleva a cabo online y en un formato digital, la fase posterior al evento es tan importante para tu negocio como el marketing y las etapas de desarrollo.

Dependiendo del tipo de eventos que organices, puedes permitir que algunas partes estén disponibles online para que el público pueda compartir, comentar y expresar sus reacciones en las redes sociales.

Oportunidades de networking: Quizá uno de los mayores miedos que se tienen al hacer el cambio y pasar de hacer eventos presenciales a realizarlos de manera virtual, es la falta de oportunidades de networking.  La interacción personal siempre será la mejor forma de establecer relaciones sólidas con los demás.

Sin embargo, el mundo se ha acostumbrado tanto a hacer uso de la tecnología en las comunicaciones diarias que se ha vuelto mucho más fácil interactuar con los demás de manera online que cara a cara. De hecho, muchas personas admiten que se sienten mucho más cómodas hablando con quienes no conocen a través de un medio virtual que haciéndolo en persona.

Mayor alcance: Obviamente, la meta de todos los organizadores de eventos es llegar a la mayor cantidad de personas posible ¡Entre más, mejor!

En el caso de los eventos híbridos y virtuales, eso no es algo muy complicado. Lo único que tienes que hacer es promover tu enlace virtual de la manera correcta, haciendo uso de diferentes plataformas y redes sociales, para que personas de todas partes del mundo puedan acceder a tu evento tan solo con hacer un click. Tu objetivo principal debe ser que el proceso de registro sea lo más sencillo posible, al igual que adaptar tu campaña de marketing a las necesidades de tu audiencia.

En Sinergis tenemos las herramientas y la infraestructura para poder realizar la transmisión de eventos híbridos y virtuales con alcance masivo; si fuera necesario, podemos albergar en nuestros “landing pages” desde 100 hasta 50,000 usuarios recurrentes.

Junto a 6Connex, empresa líder a nivel mundial en la realización de ferias, congresos y eventos virtuales, en Sinergis tienes la solución para eventos que combinan el mundo físico con el mundo virtual obteniendo un mayor alcance de asistentes desde cualquier parte del mundo.

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