Los eventos híbridos llegaron para quedarse

No hay duda de que lo sucedido durante 2020 y 2021 tendrá un impacto imborrable en la forma en que planificamos y ejecutamos los eventos. Con las plataformas de eventos virtuales ganando terreno, ahora hay un nivel considerable de interés y curiosidad sobre el futuro de los eventos.

¿Qué es un evento híbrido? No existe una definición única que abarque todas las variedades posibles en un mundo centrado en la tecnología, sin embargo, el Consejo de la Industria de Eventos define las reuniones híbridas como "una reunión que combina aspectos presenciales y virtuales".

Si bien puede haber muchas caras para el modelo híbrido, hay un hilo conductor común: la idea de que hay un aspecto virtual y otro físico, en una reunión de personas con intercambio de ideas.

El estudio, “Hybrid is Now, Analizando el futuro del evento presencial y virtual”, realizado por Swapcard, muestra que muchas personas temen la compleja logística de planificar un evento híbrido: involucrar a dos audiencias, producir contenido híbrido, proporcionar oportunidades de networking adecuadas para los asistentes en el sitio y en línea, un mayor presupuesto, aumentar el retorno de inversión (ROI) para los expositores, elegir un lugar con espacio adecuado y confiabilidad del wifi en el lugar, así como el costo para los asistentes.

A estos temores se suman las medidas de seguridad e higiene implementadas ante la pandemia de COVID-19 que están alterando la experiencia presencial e híbrida de manera negativa. No hay duda de que éstas podrían contribuir aún más a la lista de razones por las que las personas no quieren salir de sus hogares.

Otro desafío es que aún con vacunas hay incertidumbre y la asistencia en persona a eventos probablemente será un gran reto en el futuro cercano en la mayoría de las regiones del planeta.

¿Por qué un evento híbrido es la mejor solución?

Un evento híbrido es la mejor solución ya que aumenta las oportunidades de ingresos para los organizadores; maximiza el alcance de audiencia y el potencial para aumentar el retorno de inversión.

De acuerdo con los resultados del reporte de Swapcard, organizar solo eventos presenciales significará pérdidas monetarias porque las audiencias serán pequeñas y los costos generales muy altos. Mientras que, si solo se realizan eventos virtuales, considerando que ya se permite viajar, existe la posibilidad de llegar a un punto de equilibrio o, en el peor de los escenarios, perder dinero porque se perderá al público sano, ansioso y motivado para viajar.

Por eso un evento híbrido es la respuesta ya que tiene lo mejor de ambos mundos: presencial y virtual. Son accesibles a una audiencia global e inclusivos. Proporcionan a los asistentes en línea todo un mundo de oportunidades, ayudándoles a hacer negocios en lo que de otra manera sería una situación imposible.

“Híbrido es a menudo tan simple como agregar un elemento virtual al evento físico existente que es conocido y valorado por muchos: es un ganar-ganar”.

Con un evento híbrido hay muchas oportunidades para ofrecer experiencias innovadoras y creativas a un público nuevo y más grande, sin importar dónde se encuentren. Además, una estrategia híbrida aumenta las oportunidades de marketing; cuando se hace correctamente, reinventar una marca puede conducir a una mayor cuota de mercado e impulsar la forma en que se percibe a esa marca.

Otra ventaja en cuanto a marketing es que la plataforma virtual permanece viva durante todo el año, manteniendo así la interacción previa al evento, lo que abre oportunidades interminables para publicar contenido, celebrar mini eventos y comunicarse con seguidores, lo que creará un compromiso con el evento y todo lo relacionado con la marca.

El engagement es clave en cualquier evento, pero aún más cuando los asistentes virtuales están involucrados, porque para ellos apagar su computadora es muy fácil, si no se sienten tomados en cuenta. Por ello, la producción necesita ser atractiva para ofrecer una experiencia verdaderamente inmersiva a aquellos que miran desde casa.

De ahí que la plataforma de eventos juegue un papel crucial en el fomento de la participación y características como discusiones en vivo durante las sesiones, preguntas y respuestas, encuestas, videollamadas, mesas redondas y redes rápidas, deben estar en la lista de requisitos básicos de cada organizador, así como una aplicación móvil optimizada.

Hacer que la audiencia física se involucre con el uso de la tecnología para el engagement durante las sesiones es clave: de esa manera, todas las preguntas y los resultados de las encuestas estarán en el mismo lugar, facilitando a los oradores dirigirse a ambas audiencias al mismo tiempo.

¡Hazlo híbrido!

El mundo ha cambiado en el último año de pandemia, pero la creatividad y la imaginación han ayudado a mantener la industria de eventos a flote y esto es evidente en la variedad de nuevas ideas e innovaciones que están disponibles para los planificadores de eventos hoy en día.

Si te interesa saber más, te mostramos los mitos y realidades de los eventos virtuales.

Esta revolución virtual puede haberse acelerado debido a la pandemia, pero también abrió los ojos de la industria de eventos a las vías para un mayor engagement y asistencia, así como nuevas y mejores formas de convertirse en una industria basada en datos.

Es el momento de asumir esto como una oportunidad para aumentar el alcance, maximizar el retorno de inversión, consolidar la lealtad a tu marca y expandir tu comunidad más allá del alcance original.

En Sinergis tenemos las herramientas y la infraestructura para poder realizar la transmisión de eventos híbridos y virtuales con alcance masivo. Es importante destacar que además utilizamos distintos recursos, como, por ejemplo, una "landing page" personalizada para cada evento con la forma; el “look and feel” que se requiera y una plataforma con diferentes áreas (salones).

Con todo lo anterior podemos mantener conectada a la mayor cantidad de personas durante tus eventos, con la calidad y cantidad de contenidos que se requieren para garantizar la permanencia de los usuarios. Es decir, contamos con los contenidos y materiales de excelencia, el sistema de almacenamiento y la distribución de ellos.

Junto a 6Connex, empresa líder a nivel mundial en la realización de ferias, congresos y eventos virtuales, en Sinergis tienes la solución para eventos que combinan el mundo físico con el mundo virtual obteniendo un mayor alcance de asistentes desde cualquier parte del mundo.

Forma parte de la migración digital y lleva tus eventos al siguiente nivel; con nosotros tus eventos virtuales e híbridos, pueden ser fáciles, seguros y exitosos: Invierte menos, logra más.