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En tan solo tres pasos, haz de tu evento virtual todo un éxito

En tan solo tres pasos, haz de tu evento virtual todo un éxito

Los eventos virtuales se han convertido en la tendencia, pero, sobre todo, en la
solución, contemplando el panorama epidemiológico que obliga a ajustar los planes a futuro de las empresas. En este sentido, para evitar imprevistos, posponer o cancelar tus eventos, aquí te decimos cómo organizar un evento virtual exitoso en tres fases.

Los eventos físicos siempre han representado un gran atractivo para las empresas
y los participantes pues cumplen con esa necesidad humana del contacto y
acercamiento: el de sentirse parte de algo. Sin embargo, en algunas ocasiones los
elevados costos que supone para una compañía producir un evento presencial o la
falta de tiempo y la distancia geográfica de los invitados potenciales reducen las
probabilidades de éxito de un evento.

Δ La revolución de los eventos en México y en el mundo
Estos dos últimos años han sido muy estresantes para todos, pero también han sido muy interesantes para la industria de los eventos que ante la revolución digital profunda se ha reinventado para adquirir más habilidades y pensamiento estratégico.

Por eso, para suprimir esas distancias físicas, optimizar el tiempo de los asistentes
y reducir la inversión de recursos económicos por parte de las empresas, los
eventos virtuales se han convertido en una solución idónea. Éstos trasladan toda la
celebración a una pantalla con conexión a internet, ofrecen una experiencia
inmersiva y conectan a personas de todo el mundo a tan solo un clic de distancia.

Desmintamos algunos mitos; Eventos Híbridos

Si bien es cierto que existen diversas opiniones sobre los eventos virtuales, como
que son más caros que los presenciales o que limitan la interacción, estos solo son
mitos. La verdad es que con un evento virtual ahorras en alquiler, alimentos, renta
de equipos y algunos salarios, mientras innovas, mantienes calidad, y proteges la
salud de todos los involucrados.

Además, uno de los principales focos de un evento virtual es que la interactividad
con tu audiencia es total gracias a los chats, los polls y las dinámicas de interacción
en vivo. Incluso los eventos virtuales pueden complementar a las reuniones físicas
para mejorar el impacto entre los asistentes e impulsar el engagement, pues sus
herramientas hacen que la experiencia sea lo más inmersiva posible para los
usuarios.

Antes de decirte las fases principales para un evento exitoso, te invitamos a leer cómo no debes hacer un evento virtual

¿Cómo no hacer un evento virtual?
Después de algunos meses de intensidad en cuanto a la adaptación al entorno online, se resaltan algunos de los errores más típicos en la organización y gestión de eventos virtuales.

El A, B, C para lograr un evento virtual exitoso

¿Quieres adaptar tus eventos físicos al mundo digital, pero necesitas un impuso
final para animarte? Te compartimos los tres pasos que debes tener en mente para
que tu evento virtual sea todo un éxito:

Pre-evento virtual

Durante esta primera parte es indispensable que desarrolles el tema, que lo
conozcas a profundidad e identifiques a tu audiencia. Es importante definir el sentido y utilidad de tu evento virtual para dar el siguiente paso: contactar con el speaker, los ponentes o especialistas que consideras cumplen con la identidad y objetivo de tu evento.

Una vez que tienes estos primeros pasos listos, debes realizar una planificación del
programa de trabajo y seleccionar las mejores herramientas digitales, formatos,
recursos, contenidos, plan de comunicación y equipos que necesitas para llevar a
cabo tu evento virtual.

El siguiente paso es la difusión de la convocatoria. Si desde el programa de trabajo
estableces un plan de comunicación, podrás empezar a publicitar tu evento con la
suficiente antelación para generar curiosidad y atraer más asistentes; para esto
puedes:

• Crear un landing page y recoger los datos de inscripción.
• Crear contenido relacionado con tu evento virtual y publicarlo en el blog de la
empresa con anterioridad a la fecha del evento.
• Enviar emails a tu público objetivo promocionando tu evento virtual.
• Crear un newsletter sobre tu evento.
• Hacer uso de las redes sociales de tu empresa; aprovecha hasta las stories
de tu Instagram.
• Inviertir en publicidad en Redes Sociales.
• Crear y enviar invitaciones personalizables con la opción de agendar en
calendario.
• Presentar a tus speaker, ponentes, participantes y temas, crea un lazo, haz
conexiones.
• Aprovechar los formularios o chat para estar en contacto con organizadores
y ponentes.
De virtual a híbrido. Reinventa tus eventos.
Son eventos hijos de la pandemia, están a medio camino entre las experiencias presenciales y las virtuales. La nueva tendencia apunta a la creación de las llamadas convergencias digitales entre los escenarios presenciales y digitales.

El día del evento virtual

El día del evento recuerda: “Quien mucho abarca, poco aprieta”. Así de simple, el
hecho de tener cientos de contenidos no significa que tu evento vaya a quedar en
la mente de tus usuarios o vayas a conectar con todos ellos.

Lo mejor es hacer las cosas de manera simple y fácil de consumir, enfoca tus
esfuerzos en hacer que todo marche bien durante el evento, evita errores técnicos
y crea las mejores dinámicas de interacción y gamificación.

Para hacer esto posible juega con los elementos, aprovecha los contenidos
audiovisuales de valor y realiza dinámicas de juego para mantener la atención.
Empatiza y genera confianza con los asistentes haciendo de tu evento algo
interactivo y ameno resolviendo todas las dudas de la audiencia.

Por último, y lo más importante, suma esfuerzos, no te abrumes y contrata a un
experto, te recomendamos delegar esta tarea a agencias de comunicación para que
puedan organizar tu evento virtual de manera profesional.
En Sinergis, por ejemplo, además de brindarte toda la atención, ofrecemos apoyo
durante todo el proceso para que tu evento virtual sea 100% personalizado a tus
necesidades.

Las empresas optan por eventos virtuales e híbridos en 2021
Debido a la pandemia de Covid-19, muchas corporaciones de todo el mundo, que solían depender de los eventos presenciales para ganar exposición y promover sus marcas.

Post evento virtual

Porque tu evento no termina con la última sesión y a todos nos gusta sentirnos
importantes, agradece a todos aquellos que fueron parte de tu evento virtual. Ya
sea con la grabación del evento, un recap de lo más importante, los resultados o
datos duros obtenidos durante el evento o una sencilla, pero honesta carta de
agradecimiento.

Con el apoyo de Sinergis puedes tener esto y más opciones de conectar con tus
clientes, base de colaboradores o llegar a nuevos públicos. Contamos con más de

20 años de experiencia y con el respaldo de diversos clientes que junto a nosotros
se han mudado al mundo digital.

Los últimos meses nos han demostrado que los contextos y adversidades no se
pueden prevenir, sin embargo, sí se pueden aprovechar para buscar nuevas
soluciones. Aprovecha las ventajas que ofrece el medio online, los eventos virtuales
te permiten mantener el control del evento antes, durante y después del mismo.

¿Quieres saber más? Contáctanos para recibir una solución digital hecha a la
medida de las necesidades de tu negocio.

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