Tres errores comunes en los ‘eventos híbridos’ del mundo corporativo

Si existiera una cosa más dificil que organizar un evento digital para una audiencia complicada, sería organizar un evento híbrido de primer nivel cumpliendo con todos los objetivos.

Los beneficios de los eventos presenciales son innegables, pero no debemos dejar de lado las prestaciones digitales para lograr una mayor inclusión.

Eventos híbridos y sus participantes

Cuando hablamos de “evento híbrido” hablamos de un evento que recibe un cierto número de participantes en un espacio físico y que, en paralelo, recibe otro número de participantes en una plataforma digital. Las dos audiencias esperan recibir la misma experiencia tomando en cuenta las expectativas correspondientes al modo en el que vivirán la experiencia.

Nuestra experiencia nos ha permitido aprender y queremos compartirte un poco de nuestros proyectos a través de lo que para nosotros son los tres errores más comunes a la hora de materializar un evento híbrido.

Tres errores comunes en los ‘eventos híbridos’ del mundo corporativo

1) Generalizar el timing  para ambas audiencias.- Si en el salón físico se presentase un retraso involuntario de 3 minutos, la audiencia presencial suele esperar con disposición. Tiene la opción de conversar con el vecino de silla. En cambio, la audiencia en digital –en ese mismo lapso de tiempo– percibe que algo puede estar fallando en la transmisión y empieza a dudar.

En un evento híbrido, la expectativa de tiempos es profundamente distinta en cada espacio atendido. La duración de las conferencias, la atención concentrada y la interacción con personas y marcas se viven en timings muy diferentes.

2) Los protagonistas del escenario no le hablan a todos.- Cambia tanto la experiencia cuando se tienen personas cerca y cámaras lejos, que es casi natural que conferencistas y presentadores se concentren sólo en la reacción de la audiencia física.

En un evento híbrido, cada componente de contenido dispuesto para el o los escenarios debe gozar de explicaciones diferenciadas, de alusiones combinadas y de ritmos distintos. Incluso, apoyados en la tecnología, la audiencia virtual debe aparecer por momentos en el espacio físico y la audiencia presencial debe ser planeada para los asistentes remotos.

3) No se diseñan actividades de relacionamiento para cada espacio.- Mucho del valor de un evento es el contacto espontáneo en pasillos, expos y lobbies. Eso crea oportunidades de encuentro. Sin embargo, para los que siguen el mismo evento a distancia, un receso se puede convertir en un vacío que los desconecta.

En un evento híbrido, cada receso debe ser una oportunidad para producir socialización en digital también. De hecho, la tecnología y el diseño de la interacción deben estar decididos y parametrizados para proveer espacios y formatos bien gestionados para el relacionamiento intencionado. Un evento híbrido no es un evento físico siendo compartido en una señal transmitida con una webcam por Zoom o equivalente. Es una experiencia en la que –de facto– se diseñan dos eventos que ocurren en un mismo tiempo, en ambientes diferentes, para dos audiencias. Un espacio nutre al otro, creando una sensación de conjunto. Los bien producidos tienen muchos contenidos en común, pero también ofrecen algunos contenidos diferenciados para alimentar la sensación de que cada entorno recibe golden nuggets.

Sí. Muchos eventos presenciales pueden ganar alcance y rentabilidad adicional con componentes digitales. Sí, el futuro tendrá muchos eventos híbridos. El real reto es diseñarlos bien, ejecutarlos con pericia tecnológica y mantener su objetivo esencial: ser instrumentos de comunicación y relacionamiento que deje audiencias y marcas bien atendidas y contentas.