¿Cómo no hacer un evento virtual?

Después de algunos meses de intensidad en cuanto a la adaptación al entorno online, se resaltan algunos de los errores más típicos en la organización y gestión de eventos virtuales.

No cabe duda de que los eventos virtuales son la tendencia debido a la situación actual, creemos que seguirán creciendo en el futuro próximo así como los eventos híbridos. Por esa razón recopilamos algunos de los errores más comunes a la hora de gestionar un evento virtual.

Posiblemente, tú como prestador de experiencias virtuales te viste obligado a adaptarte de manera rápida a las circunstancias, sin dejar de ofrecer la mejor calidad y experiencia.

¿Ya conoces las soluciones que tiene Sinergis para ti?                                         Da click aquí para saber más.

Te mostramos cómo no hacer un evento virtual

¡Olvídate de las plataformas de conferencias tradicionales!

Dale a tus contenidos profesionalismo y calidad de producción; hazte aliado de plataformas de stream robustas que te brinden mucho más que sólo un mosaico de cámaras, de las cuales un 70% ni siquiera están prendidas o conectadas.

Las mejores plataformas de stream ofrecemos soluciones dinámicas pensadas en mejorar la experiencia del usuario.

Agrega herramientas de engagement

Convierte tu audiencia en una comunidad activa. Añade gamificación, encuestas, dinámicas lideradas por tus hosts y todo lo que te venga a la mente. Gracias a Engage Stream y nuestra experiencia en hacer conectar audiencias, podrás potencializar la participación de tus asistentes y darle un giro de 180 grados a tus eventos.

Quien mucho abarca, poco aprieta.

Así de simple, el hecho de tener cientos de contenidos no significa que tu evento vaya a quedar en la mente de tus usuarios o vayas a conectar con todo ellos.

Lo mejor es hacer las cosas de la manera más simple y fácil de consumir, enfoca tus esfuerzos en hacer que todo marche bien durante el evento, evita errores técnicos y crea las mejores dinámicas de interacción y gamificación.

¡Ensaya, ensaya y ensaya!

Al momento de lanzar tu evento, es posible que sucedan mil cosas que lo pueden poner en riesgo. Por eso es importante “pecar de precavidos” para evitar conexiones inestables, cortes de energía, problemas técnicos, problemas del servidor, fallas del equipo.

Ensaya días e incluso horas antes de tu evento y reduce los riesgos de presentar cualquier tipo de falla en momentos cruciales.

Elige a tus speakers correctamente.

Suena fácil, ¿no? Pues en realidad, hay muchos speakers que hacen su trabajo a la perfección en eventos presenciales y en vivo, pero eso no significa que lo haga igual de bien en eventos virtuales a través de una cámara web.

Define bien tus objetivos y conoce lo mejor que puedas tu cartera de speakers para que no te lleves una mala sorpresa.

No dejes fuera a tus redes sociales.

Es muy fácil saber lo que sucede dentro de tu evento gracias a nuestras herramientas de engagement, pero ¿sabes lo que está ocurriendo fuera de él?

La importancia de conocer la conversación que generas en redes sociales puede ser clave en tu estrategia de contenidos. Sin duda, te recomendamos emplear muros sociales para aumentar tus niveles de interacción y medir la satisfacción de tu comunidad durante tus eventos.

Da un precio justo, no te sobrevalores.

Ten en cuenta que no eres el único que quiere ofrecer el mejor servicio. Planear un evento virtual es invertir tiempo y dinero, pero a comparación de los eventos presenciales, aquí podrás ahorrar en cenas, cocteles, reuniones, viáticos y otras cosas del “mundo real”.

En conclusión, haz un Evento Virtual como se debe

Recuerda la vieja frase; "el diablo está en los detalles", pues es aquí dónde un evento virtual se convierte en profesional con una experiencia única.

Te dejamos algunos puntos a considerar

Poca personalización: Es importante estudiar tu público objetivo cuando organices algún evento virtual y enfocar todos los esfuerzos a las tendencias de la audiencia.

Duración de las sesiones: No puedes aplicar el famoso COPY/PASTE de los pasos de un evento físico y hacerlo digital. La atención de los asistentes es mucho más dispersa en un evento virtual y retenerlos representa uno de los retos más importantes. Es por eso que la agenda se debe adaptar también a esta nueva realidad digital, con contenidos mucho más concretos y con sesiones más cortas.

No ofrecer networking one to one o interacción: La tecnología existe y el networking y la interacción es algo mucho más importante si cabe en un evento virtual que en un evento presencial. Es por ello por lo que el no ofrecer salas privadas online para realizar networking o que los propios participantes virtuales no puedan participar en encuestas en directo o lanzar preguntas a ponentes, es un claro error.

Confundir un software para eventos virtuales con una herramienta de webinars: Antes, en tu evento presencial probablemente usabas un software para eventos profesional que te ayudaba en la organización y gestión integral del mismo. Al pasar al mundo online, se podía cometer el error de confundir igualmente un software para eventos virtuales con una herramienta de webinars las cuales normalmente, no ofrecerán la misma calidad audiovisual y tendrán una serie de limitaciones como los puntos anteriormente mencionados.

No te abrumes y contrata a un experto

Así es. Puedes hacer tu propio evento y con mucho esfuerzo será un éxito pero te recomendamos delegar esta tarea a agencias de comunicación para que puedan organizar tu evento virtual de manera profesional.

Como Sinergis, que además de brindarte toda la atención, te ofrece apoyo durante todo el proceso para que tu evento virtual sea 100% personalizado a tus necesidades.