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La tecnología es clave en los eventos interactivos

La tecnología es clave en los eventos interactivos

¿Te has preguntado el motivo por el que los asistentes acuden a un congreso? Quizás para descubrir nuevas soluciones o actualizar sus conocimientos; pero, principalmente, lo que buscan es conectar con otros asistentes: conseguir nuevos contactos, encontrar proveedores o promocionarse en su industria. Todo, de la mano de la innovación, las nuevas tecnologías.

En estos tiempos de pandemia por COVID-19, los avances tecnológicos han facilitado el trabajo a muchas empresas y profesionales. Por ejemplo, la inevitable cancelación de eventos físicos en el peor pico de la pandemia provocó que las herramientas para eventos virtuales ganasen fuerza y popularidad como una excelente alternativa a las reuniones presenciales.

Si quieres saber cómo hacer un evento virtual, ve al siguiente enlace:

¿Cómo no hacer un evento virtual?
Después de algunos meses de intensidad en cuanto a la adaptación al entorno online, se resaltan algunos de los errores más típicos en la organización y gestión de eventos virtuales.

Las herramientas virtuales sirven para organizar eventos o reuniones en un entorno virtual o 3D. Permiten conectar a cientos de personas, la cuales pueden interactuar, con voz y movimientos, en un entorno virtual que simula ser físico, pero que adopta cierta apariencia similar a la de un videojuego.

Un evento virtual suele ser muy interactivo y puede conectar a cientos de personas al mismo tiempo desde múltiples dispositivos en un mismo lugar. Incluso, pueden complementar a las reuniones físicas para mejorar el impacto entre los asistentes e impulsar el engagement logrando que la experiencia sea lo más inmersiva posible para los usuarios.

Los eventos virtuales son compatibles con cualquier tipo de reunión: ferias, conferencias, reuniones de ventas, convenciones, jornadas de puertas abiertas en universidades, etc., y resultan una oportunidad realmente interesante para realizar presentaciones o sesiones de tipo interno en empresas.

Es una realidad: los eventos adaptados al nuevo entorno digital generan mayor interactividad, reducen costos, son medibles y su información puede ser analizada una vez terminado el evento.

La importancia de la interactividad en tus eventos híbridos y virtuales

Una de las principales características de los eventos virtuales es la interactividad, ya que, gracias a esta cualidad los asistentes pueden ser partícipes generando comentarios, preguntas o compras, favoreciendo la comunicación en doble vía. La plataforma facilita el contacto entre los organizadores, conferencistas y otros asistentes para obtener interacciones en tiempo real.

Un ejemplo de interactuar en tiempo real es con Muros Sociales. Puedes leer más sobre esta tendencia aquí:

Δ Muros Sociales: la tendencia digital para 2022 | Sinergis
Si hay algo que queda claro de la evolución digital es que ahora el público no solo es espectador, también es el protagonista. Con los social wall incrementas la interacción y fomentas la conversación.

Adicionalmente, gracias a la tecnología 3D los usuarios tienen la posibilidad de crear un avatar personalizado para recorrer e interactuar por los diferentes espacios que ofrece el evento.

Con los formatos digitales se obtiene el dinamismo visual que atrae a los participantes de un evento, esto se logra por medio de plataformas online que permiten integrar formatos multimedia para acompañar cada sesión, stand o espacio involucrado en el evento. Con esto, los usuarios visualizan múltiples posibilidades desde catálogos virtuales de servicios hasta imágenes en formato 360° que muestran a detalle productos.

Además, estos eventos son versátiles: pueden presentarse en múltiples dispositivos con conexión a internet. Los asistentes ingresan desde ordenadores, tabletas o celulares inteligentes, ofreciendo una experiencia inmersiva sin necesidad de desplazarse, logrando así, aumentar la visibilidad, uno de los mayores beneficios del entorno digital, ya que permite alcanzar un mayor número de personas sin invertir demasiado dinero.

Los eventos virtuales a diferencia de los físicos tienen la ventaja de ser cuantificables. Es decir que, los datos obtenidos durante el evento pueden ser archivados para su posterior análisis, incluyendo información sobre cómo se comportan los asistentes en el evento, a qué conferencias asistieron, cuánto tiempo permanecieron y las acciones que realizaron en ellas.

El futuro de los eventos es más bien el presente, porque a lo largo de 2021 ya se vieron algunos cambios que en 2022 también van a marcar tendencia. Podemos afirmar sin temor a equivocarnos que el formato híbrido ha llegado para quedarse.

La combinación entre presencialidad y asistencia virtual a eventos se va perfeccionando poco a poco gracias a herramientas específicas de gestión de eventos, y esto es algo muy positivo tanto para las empresas como para los profesionales.

Pero no te preocupes, aquí te dejamos más sobre Hybrid Audience:

Sinergis Hybrid Audience
Es un nuevo formato creado para llevar a tuaudiencia dentro de una experienciacompletamente inmersiva.

¿Cómo consigo que mi evento interactivo sea atractivo para todos?

Un objetivo común de los organizadores de eventos es lograr que las sesiones sean más interactivas y atractivas para los asistentes. Una manera de lograrlo es realizando encuestas en directo, proyectando los resultados o permitiendo que los asistentes envíen preguntas a estos a través de una aplicación móvil.

Por eso, es importante que prepares a tus ponentes para utilizar estas herramientas durante sus sesiones. Te compartimos 5 pasos para prepararlos y lograr sesiones más interactivas:

Paso 1: Construye un plan

Lo más importante es planificar y educar para que los asistentes experimenten una sesión interactiva y memorable. Antes de presentar la idea a tus ponentes es importante considerar cómo vas a utilizar esta herramienta durante todo el evento.

  • Votación en vivo: utilizar las encuestas en situaciones estratégicas de tu evento, como en la sesión de apertura o en las sesiones generales, es una excelente manera de aumentar la adopción de la app y enseñar a tus invitados a utilizarla correctamente.
  • Preguntas a los ponentes: esta herramienta tiene un uso dirigido a charlas magistrales o a foros de discusión, donde se integra de manera completa la experiencia del asistente, facilitando su participación y aumentando el valor agregado de las sesiones.

Si bien el exceso de engagement e interactividad nunca afectan de manera negativa al evento, debes ser consciente de cuándo utilizar cada herramienta para cada acción. Para realizar una encuesta en vivo o permitir el envío de preguntas a los ponentes debes tener un objetivo claro en mente y aportar un valor al propósito.

Δ La revolución de los eventos en México y en el mundo
Estos dos últimos años han sido muy estresantes para todos, pero también han sido muy interesantes para la industria de los eventos que ante la revolución digital profunda se ha reinventado para adquirir más habilidades y pensamiento estratégico.

Paso 2: Pon a prueba el conocimiento o recoge información

Mientras preparas a tus ponentes para el uso de estas herramientas en sus sesiones, debes comunicarles también que objetivos se persiguen:

  • Comprobar el conocimiento de la audiencia: por ejemplo, puedes crear una pregunta sobre algún tema específico de la charla para conocer en qué nivel de conocimiento se encuentran los asistentes, si están prestando atención o entendiendo el contenido de la sesión.
  • Recoger información o comentarios: así mismo, puedes comprobar las opiniones de tu audiencia sobre un tema determinado y luego utilizarlo para cambiar el guion de la ponencia.

Estas técnicas son un excelente argumento para convencer a tus ponentes e introducir estas herramientas durante sus sesiones. No sólo será memorable para tu público, sino también para tus ponentes.

Paso 3: Recoge las preguntas por adelantado

Una vez hayas recibido la aprobación de tus ponentes para el uso de encuestas y preguntas, el siguiente paso es recopilar las preguntas que quieren realizar bajo este formato e introducirlas en el gestor de contenido de la aplicación para su uso durante las sesiones.

Si bien este es el proceso recomendado, puedes configurar una nueva encuesta o habilitar las preguntas a los ponentes en cualquier momento. Como complemento a esta herramienta, también recomendamos al ponente introducir la pregunta en su presentación y solicitar la participación de la audiencia.

Paso 4: Comunica las mejores prácticas a tus ponentes

Es importante informar a tus ponentes de cómo proceder para conseguir los mejores resultados, especialmente si es la primera vez que interactúan con esta tecnología.

  • El ponente debe presentar la pregunta y leer la pregunta en voz alta.
  • Conceder el tiempo necesario para responder a la pregunta, que dependiendo del contenido puede variar, y tú como organizador debes tenerlo en cuenta para el correcto funcionamiento de la agenda.
  • Reflexionar sobre las respuestas y el uso de éstas para el desarrollo de la ponencia.
De virtual a híbrido. Reinventa tus eventos.
Son eventos hijos de la pandemia, están a medio camino entre las experiencias presenciales y las virtuales. La nueva tendencia apunta a la creación de las llamadas convergencias digitales entre los escenarios presenciales y digitales.

Paso 5: Haz sesiones de prueba y entrena con tus ponentes

Las últimas palabras antes del evento. Es importante que tus ponentes se sientan cómodos con la herramienta, por lo que considerar realizar una sesión de prueba el día anterior al evento es la opción más viable. Esto les permitirá utilizar la tecnología, ver cómo funciona y practicar el proceso a seguir.

Con el apoyo de Sinergis puedes tener esto y más opciones de conectar con tus clientes, base de colaboradores o llegar a nuevos públicos. Contamos con más de 20 años de experiencia, el respaldo de diversos clientes que junto a nosotros se han mudado al mundo digital y las mejores herramientas de la tecnología para hacer realidad cualquier idea que tengas en mente.

En Sinergis te acompañaremos para que desarrolles tu evento interactivo; contáctanos para recibir una solución digital hecha a la medida de las necesidades de tu negocio.