La revolución de los eventos en México y en el mundo

Estos dos últimos años han sido muy estresantes para todos, pero también han sido muy interesantes para la industria de los eventos que ante la revolución digital profunda se ha reinventado para adquirir más habilidades y pensamiento estratégico.

La pandemia por la presencia del COVID-19 ha ocasionado cambios inesperados en todos los ámbitos. Uno de los sectores más afectados ha sido la industria de los eventos y reuniones; con el distanciamiento social, los organizadores de eventos tuvieron que poner en práctica su creatividad para lograr eventos virtuales tan atractivos como los presenciales.

La tecnología ha sido la mejor aliada durante la pandemia, ya que, a través de distintas plataformas, los profesionales de la planeación de eventos han logrado salvar cientos de eventos de empresas de todos los tamaños.

Gracias a las tecnologías de inteligencia artificial se pueden crear estos espacios virtuales, ya sean edificios, salas, exteriores o palacios feriales, con el fin de realizar eventos virtuales más realistas de cualquier tipo y formato.

Cuáles son algunas de las principales ventajas de elegir un espacio virtual interactivo para los asistentes del evento:

Realidad

Con los espacios virtuales conseguirás acercar a tus asistentes a una experiencia digital lo más realista posible.

Diseño

Elige tú mismo, como organizador, cómo quieres que se vea tu evento, algo más difícil en los eventos presenciales.

Diferenciación

Haz destacar tu evento con esta función innovadora y sé de los primeros en llevarla a la acción.

Innovación

Gracias a la tecnología innovadora, puedes llevar tu evento virtual un paso más allá en los tiempos actuales. ¡Incluso tu evento híbrido!

Ahora, a finales del 2021, cuando la economía se está reactivando; muchas empresas comienzan con la planeación de lo que viene. Incluso, los especialistas dicen que tendremos que continuar con la sana distancia y las medidas preventivas por un periodo de tiempo más.

Esta planeación, de manera casi natural, ofrece nuevas ideas y un mejor ánimo. Ahora, de cara al 2022, la tendencia en la industria de reuniones se
ha inclinado hacia los eventos híbridos: una combinación entre la modalidad presencial y la virtual.

El salto de lo presencial a lo virtual

Organizar un evento virtual es una excelente oportunidad de expandir el alcance geográfico del marketing empresarial; conectar con tus clientes y atraer nuevos prospectos que pudieran estar interesados en lo que ofreces, entre otras cosas. Además de requerir el mismo cuidado y atención que un evento presencial o en persona, con ambos eventos, debes promover el evento de manera efectiva, involucrar a tus asistentes, crear momentos memorables para los participantes y demostrar el éxito del evento.

Los eventos virtuales no son exactamente nuevos, pero han ganado más popularidad en los últimos años, ya sea por cambios importantes como crisis financieras (2008), pandemias globales (2020), o simplemente para mantenerse al día con lo último en tecnología. En cualquier caso, todo indica que los eventos digitales llegaron para quedarse.

Ya sea que estés pensando en organizar una convención, una exposición o una conferencia web, cambiar al modo virtual te traerá muchos beneficios. Algunos de ellos son:

Rentabilidad

El costo de organizar un evento presencial es muy alto en comparación a los eventos híbridos y virtuales donde el presupuesto se centra, principalmente, en las tarifas correspondientes a la plataforma de alojamiento que elijas y a tu campaña de marketing online. Por supuesto, este proceso no es gratuito, pero los gastos son mínimos comparados con los de un evento presencial.

Tiempo y flexibilidad

Otro factor importante es la ajustada agenda que tienen los asistentes; con los eventos híbridos le ahorras a tu audiencia tiempo de viaje invaluable que podrán usar en sus propios asuntos, mientras les ofreces lo que necesitan en la comodidad de su casa u oficina. Sumado a esto, como anfitrión, los eventos virtuales te ofrecen una gran flexibilidad, pues, al estar online, podrás presentar tu sala de exposición, conferencia, exhibición o cualquier otro tipo de información en pequeñas porciones para no agotar a tu audiencia a través de diferentes sesiones, formatos o actividades.

Respetuoso con el medio ambiente

Hoy en día es fundamental que las empresas tengan presente el impacto que causan en el medio ambiente, y los eventos físicos no son precisamente algo que pueda definirse como ecológico. Los eventos virtuales no solo le ahorrarán a tu audiencia largas horas de viaje, sino que por el hecho de ser digitales también lograrán disminuir el impacto ambiental negativo que tienen los eventos presenciales.

Permanencia

Uno de los principales beneficios de los cuales puedes disfrutar al organizar un evento virtual es que no termina ahí. Considerando que todo se lleva a cabo online y en un formato digital, la fase posterior al evento es tan importante para tu negocio como el marketing y las etapas de desarrollo.

Oportunidades de networking

Quizá uno de los mayores miedos que se tienen al hacer el cambio y pasar de hacer eventos presenciales a realizarlos de manera virtual, es la falta de oportunidades de networking.  La interacción personal siempre será la mejor forma de establecer relaciones sólidas con los demás.

Mayor alcance

Obviamente, la meta de todos los organizadores de eventos es llegar a la mayor cantidad de personas posible ¡Entre más, mejor! En el caso de los eventos híbridos y virtuales, eso no es algo muy complicado. Lo único que tienes que hacer es promover tu enlace virtual de la manera correcta, haciendo uso de diferentes plataformas y redes sociales, para que personas de todas partes del mundo puedan acceder a tu evento tan solo con un clic.

Hazlo híbrido: la tendencia que llegó para quedarse

Como te has dado cuenta, organizar un evento híbrido o virtual va mucho más allá de la sola realización de un webinar o un meeting en Zoom o Teams: es la implementación de una estrategia integral que involucra desde un marketing digital efectivo hasta la ejecución dentro de una plataforma de eventos virtuales completa y confiable.

Los eventos híbridos proporcionan a los asistentes y organizadores lo mejor de ambos mundos. Reúnen las experiencias virtuales y presenciales bajo un mismo techo, en línea y te permiten realizar eventos sin fronteras.

Una estrategia híbrida es crucial para el éxito en el futuro previsible, ya que la investigación que aparece en el reporte “Hybrid is Now Analizando el futuro del evento presencial y virtual”, muestra que la mayoría de los organizadores de eventos se están moviendo hacia un modelo híbrido.

El mundo ha cambiado en los últimos dos años de pandemia, pero la creatividad y la imaginación han ayudado a mantener la industria de eventos a flote y esto es evidente en la variedad de nuevas ideas e innovaciones que están disponibles para los planificadores de eventos hoy en día.

Esta revolución virtual puede haberse acelerado debido a la pandemia, pero también abrió los ojos de la industria de eventos a las vías para un mayor engagement y asistencia, así como nuevas y mejores formas de convertirse en una industria basada en datos.

The New York Times describe que adaptarse a la producción de eventos virtuales implica una curva de aprendizaje significativa, y la transición a un medio virtual puede ser una nueva realidad que las organizaciones deben enfrentar en el futuro cercano. Debido a esto, adaptarse a las plataformas digitales ayudará a que el negocio prospere a medida que interactúa con audiencias nuevas y existentes.

Es el momento de asumir esto como una oportunidad para aumentar el alcance, maximizar el retorno de inversión, consolidar la lealtad a tu marca y expandir tu comunidad más allá del alcance original. Asegúrate de elegir una plataforma tecnológica all-inone, donde tus asistentes virtuales y presenciales se reúnen antes, durante y después del evento.

En Sinergis tenemos las herramientas y la infraestructura para poder realizar la transmisión de eventos híbridos y virtuales con alcance masivo; es importante destacar que además utilizamos distintos recursos, como, por ejemplo, una "landing page" personalizada para cada evento con la forma y el “look and feel” que se requiera.

Si se trata de un congreso o una convención virtual, podemos llevarlo a cabo a través de una plataforma que permite tener diferentes áreas, al tiempo que mantenemos conectada a la mayor cantidad de personas durante tus eventos, con la calidad y cantidad de contenidos que se requieren para garantizar la permanencia de los usuarios.

Junto a 6Connex, empresa líder a nivel mundial en la realización de ferias, congresos y eventos virtuales, en Sinergis tienes la solución para eventos que combinan el mundo físico con el mundo virtual. Forma parte de la migración digital y lleva tus eventos al siguiente nivel.