La pandemia empuja al mundo hacia los eventos virtuales

Desde que empezó la crisis del COVID-19, el sector de los eventos se ha ido familiarizando con la situación y las agencias, corporaciones, asociaciones, y organizaciones se han decidido por eventos virtuales e híbridos.

Hay muchas teorías de cómo serán los eventos a partir de ahora, pero todos siguen una misma línea: la hibridación y los pequeños grupos son las ideas más repetidas. Mostramos algunos estudios y teorías recopiladas por diversos expertos.

Según el epidemiólogo Brian Labus, los eventos tendrán un formato más sencillo y se dividirán en tres:

• Eventos locales: Celebrar los eventos en zonas locales es clave para disminuir el riesgo de contagio. Si los eventos abren las puertas a personas fuera de una comunidad, el riesgo de rebrote aumenta.
• Eventos cortos: Los eventos de varios días añaden complejidad y dificultad a los usuarios, ya que suponen muchos más movimientos, ya sean hoteles, transporte, restaurantes, etc. y se pierde el control de los asistentes y, por lo tanto, riesgo al rebrote.
• Eventos con menor capacidad: Tenemos que asegurarnos de que las personas permanezcan físicamente distanciadas en todo momento, y evitar movimientos de personal en las zonas del evento, para evitar cualquier virus potencial acumulado en el aire.

Ahora, según de acuerdo con datos del informe de tendencias 2021 “Do The Hustle” de la agencia americana AF&CO, también están los:

• Eventos híbridos: Combinar asistentes presencialmente y que a la vez haya usuarios en streaming es una idea muy interesante para poder juntar al máximo de personas sin arriesgar la salud y la seguridad de cada una de ellas. El potencial de este formato como solución, permite modular perfectamente lo presencial y lo virtual y volver poco a poco a tranquilizar sobre la posibilidad de reunir gente.
• Eventos con grupos pequeños: Antes las experiencias en petit comité y las actividades con grupos reducidos ya eran tendencia, ahora estos formatos son los protagonistas. Las pequeñas reuniones se presentan como el formato estrella y cada vez más vemos esta solución como la más segura y aceptada por los usuarios.
• Eventos con nuevos formatos de networking: Ahora se valora más la posibilidad de realizar reuniones más flexibles, ya sean individuales o grupales con las nuevas herramientas de networking, que permiten la conexión entre usuarios que estén en el evento presencial o virtualmente y que fomenten lo máximo posible su engagement y participación.

Importancia de estar a la vanguardia en materia de eventos en la era digital

No sabemos aún cuánto tiempo más seguiremos con la pandemia de COVID-19, pero lo que sí sabemos es que los eventos virtuales e híbridos de un modo u otro han llegado para quedarse. Se ha comprobado que este formato es inclusivo para todas las organizaciones y muchos eventos se han celebrado con éxito y buenos resultados.

También se confirma que los eventos virtuales e híbridos generan mucho menos impacto medioambiental que los eventos físicos.

La demanda de servicios virtuales en las plataformas para la organización de eventos ha evolucionado positivamente y ha experimentado un crecimiento en los últimos meses.

Según el estudio The Future of the Event Industry de Event MB, el 30% de los clientes que contratan una plataforma para eventos virtuales o híbridos firman acuerdos anuales porque creen que este año 2021 se van a celebrar más eventos con un componente digital muy fuerte.

También se están observando inversiones en experiencias digitales y, aunque se habla del componente visual como una solución provisional, muchos de los clientes consideran que, ante la incertidumbre del sector, los eventos que se podrán seguir celebrando sin problemas serán los virtuales.

En Sinergis sabemos de las ventajas de contar con sets virtuales para cualquier tipo de evento

Las producciones virtuales de video utilizan técnicas especializadas de grabación con green screen y captura de movimiento (motion tracking) en cámaras y participantes para lograr en set el mismo efecto que se tiene en una locación de cine, reduciendo costos. A diferencia del green screen tradicional, la imagen final contiene todos los efectos virtuales desde que se captura en cámara.

La previsualización a tiempo real de escenarios virtuales permite que el director tenga un control revolucionario sobre la escena virtual, ya que puede combinar los ambientes virtuales y la toma en el set real en vivo, personalizando los parámetros de cada cámara, escenario e iluminación del ambiente.

Los escenarios y sets virtuales son utilizados en broadcast y cine digital, grabación con ambientes fotorrealistas en tiempo real y todo tipo de soluciones para producción de cine, publicidad, noticieros de TV y programas de Youtube, real-time VFX, visualización de datos y estadísticas a tiempo real, conciertos, eventos y transmisiones en vivo.

Es importante que sepas que a cada evento le sienta mejor una plataforma personalizada, para asegurar sus mejores resultados. Puedes trasmitir tu mensaje a través de un Webinar o, incluso, puede ser un conjunto de mensajes a lo largo de varios días.

Si se trata de un congreso, o una convención virtual, podemos llevarlo a cabo a través de una plataforma que permite tener diferentes áreas (salones), desde un lobby de registro hasta la sala plenaria, pasando por una sala de exhibición para "booths" o "stands" de promoción.

Ahora ya lo sabes, no solo basta con generar un evento digital, hay que elegir la plataforma adecuada para tu audiencia, generar contenido atractivo y, por último, pero no menos importante, poner a la audiencia en el centro, ofreciendo facilidades, como los contenidos bajo demanda, para empoderar al usuario a que consuma lo que él pida.En Sinergis tenemos las herramientas y la infraestructura para realizar la transmisión de eventos digitales con alcance masivo. Contáctanos a través del correo contacto@sinergis.com.mx o ventas@sinergis.com.mx