Tipos de eventos y sus ventajas para tu empresa

Los eventos internos corporativos, reuniones donde se unen los diferentes miembros de la empresa, sin importar el cargo que ostenten o el departamento al que pertenezcan. Este tipo de eventos pueden tener carácter formal o más informal, dependiendo del tipo de sesión que se plantee o del objetivo que se persiga con ella.

La idea del evento corporativo es una técnica que se usa con frecuencia en las grandes empresas y que suele formar parte del plan de comunicación interna. A la hora de diseñar un evento concreto, hay muchas fórmulas distintas en las que puedes apoyarte para crear el evento del año. 

Te compartimos algunas ideas que esperamos que te resulten útiles, pero no olvides adaptarlas según tu empresa y objetivos:

• Eventos de team building: específicamente creados con el objetivo de promover la cohesión entre equipos y la buena comunicación a través de diferentes técnicas y tipos de ejercicios. Dentro de éstos, podemos encontrar eventos alrededor de la gastronomía, del deporte, o con carácter más lúdico. Además, pueden aprovecharse para poner en práctica los valores de la compañía y fomentar la cultura empresarial.
• Evento de Navidad: es tradicional celebrar las fechas navideñas con un encuentro que gire alrededor de un cóctel o una comida, pero puedes darle tu nota de creatividad añadiendo un juego sencillo o la entrega de galardones y premios a los trabajadores más destacados. La comida de Navidad también suele acompañarse de la comunicación de los objetivos empresariales conseguidos y un discurso motivador por parte del CEO, que además puede grabarse en vivo y aprovecharse como recurso extra.
• Evento de verano: menos frecuente que el evento de Navidad, pero cada vez son más las empresas que celebran la entrada del verano con un evento dedicado a esta época del año. Piensa también en realizar algunas actividades o aprovechar para comunicar la consecución de objetivos hasta la fecha.
• Eventos para tomar conciencia: dentro de esta categoría podemos englobar eventos relacionados con el medio ambiente, la sostenibilidad o algún factor de carácter social como la discriminación laboral, para realizar acciones de toma de conciencia con las causas sociales. Si la empresa cuenta con un Plan de Equidad, también pueden realizarse eventos que contengan formación o sensibilización hacia los grupos minoritarios, y englobarlo dentro de la estrategia de comunicación del Plan de Equidad o Igualdad. 
• Eventos en colaboración con ONG´s y asociaciones civiles:  suelen surgir del área de Responsabilidad Social Corporativa, por lo que tienen que ver con sus objetivos marcados. Podemos usar este tipo de eventos para recoger alimentos u otros enseres, ayudar a alguna asociación que luche contra una enfermedad específica o realizar una campaña junto a un hospital cercano. La variedad y el objetivo del evento puede ser casi infinita, pero debes buscar la que mejor se adapte a tu proyecto empresarial.
• Seminarios formativos: un tipo de evento interno recurrente que conlleva una parte formativa. No hablamos de cursos obligatorios, sino el lanzamiento de información de valor en torno a un nuevo producto o servicio, nuevos procedimientos o mejores prácticas para mejorar la productividad en el trabajo. Estos seminarios suelen ir dirigidos a departamentos o áreas empresariales específicas, con el objetivo de establecer el foco de la formación, y pueden relacionarse con pequeños ejercicios prácticos o workshops.

El paso a paso para la creación de un evento interno

La organización de un evento conlleva mucho trabajo, por lo que es necesaria la participación de varias personas. Los pasos más importantes para realizar un evento interno son los siguientes:

1. Establece el objetivo por el cuál quieres realizar el evento y el tipo de evento que mejor se adapta para tus empleados y tu empresa. Investiga el mercado y las posibilidades que ofrece.
2. Instaura un presupuesto y mide bien lo que necesitarás en función del tipo de evento, como por ejemplo el alquiler de un local o una sala, material necesario, monitores, catering, etc. No olvides realizas las compras y reservaciones con tiempo suficiente.
3. Duración del evento y lugar de celebración. El evento no tiene por qué tener una duración de un día laboral completo, sino que también puedes realizarlo por la tarde o fuera del horario laboral, como ocurrirá en la comida o cena de Navidad. El lugar de celebración también es importante, de cara a reservar el espacio tanto si será en las propias oficinas como fuera de ellas.
4. Planificación: es importante gestionar el evento en dos direcciones. Una de ellas, con un timeline que te ayude a cumplir hitos y te ayude a saber cuándo realizar cada acción, como la compra de material o el lanzamiento de las invitaciones. Por otro lado, necesitarás planificarte con una agenda del propio día del evento, donde podrás establecer los tiempos aproximados de cada fase del día evento y cómo se desarrollará. También puedes designar un responsable para cada una de estas fases para asegurar el máximo control.
5. Comunica tu evento corporativo de la forma más fácil. De cara a gestionar las invitaciones a tus empleados, puedes servirte de una plataforma para dar a conocer la noticia y la información relacionada al mismo. Por ejemplo, si quieres saber cuántas personas de tu plantilla tienen algún tipo de intolerancia alimentaria, puedes crear una encuesta simple para asegurarte con el catering de que exista un menú especial para aquellos que lo necesiten. 

Ventajas de organizar un evento interno

Organizar un evento interno tiene múltiples ventajas para tus colaboradores y para tu empresa. Entre ellas encontramos:

• Ayuda a conocer y conectar con otros equipos y personas con los cuales normalmente no se tiene la oportunidad de generar una comunicación fluida y cara a cara, ya sea por pertenecer a proyectos diferentes o por la situación de teletrabajo generalizada.
• Genera un efecto más humano, sobre todo después de la crisis provocada por la pandemia de COVID-19, donde muchas empresas han pasado a esquemas de trabajo a la distancia o han perdido el contacto físico con sus compañeros.
• Permite dar a conocer la cultura empresarial y los valores de la empresa, así como brindar un canal para comunicar grandes anuncios, consiguiendo una comunicación vertical, clara y directa con todos los invitados.
• Mejora de la reputación empresarial: la creación de una marca no es algo que se genere de un día para otro, pero este tipo de eventos puede ayudar a desarrollarla de forma más rápida.
• Aumenta el engagement, la fidelización y la motivación de los empleados.
• También incrementa el sentimiento de pertenencia de los trabajadores. Este tipo de eventos suele dejar una huella o memoria en las personas que participan activamente en ellos y los que forman parte del evento, por lo que también sirve como instrumento o técnica para mejorar la experiencia del empleado. 

Te aconsejamos que, una vez que termine tu evento, hagas un balance con lo que podría mejorarse de cara a eventos futuros. También es una buena práctica poder hacer un álbum de fotos, realizar un video de resumen o dedicar unas palabras a los empleados, para poder comunicarlo a través de la herramienta de comunicación interna que tenga tu empresa. 

Sin duda será un buen recuerdo que afianzará los lazos entre los compañeros y mejorará la experiencia de tus colaboradores.