Logística de un evento virtual; la clave para un evento exitoso

Logística de un evento virtual; la clave para un evento exitoso

La migración de eventos en vivo a espacios en línea ha sido uno de los grandes desafíos laborales de la pandemia. Muchas pequeñas empresas han tenido que ser creativas para sobrevivir a las restricciones, hacer que los clientes sigan entrando y establecer contactos con otros empresarios.

Existe un claro beneficio para las organizaciones al mantener vivas las comunidades de manera virtual, siempre que la experiencia se realice correctamente.

Antes de seguir leyendo, te invitamos a leer el artículo que te enseñará a crear un livestream en 3 pasos:

Δ En tan tres pasos, haz de tu evento virtual todo un éxito
Para evitar imprevistos, posponer o cancelar tus eventos, aquí te decimos cómo organizar un evento virtual exitoso en tres fases.

Antes del evento

Una de las claves del éxito para tu evento virtual es contemplar todo lo que tiene que puede generar leads a tu evento, por esta razón te dejamos lo más importante:

Crea una Landing page

Tu landing page es la primera interacción que los asistentes tienen con tu evento. Primero, considera el copy. Asegúrate de que tienes toda la información necesaria sobre el evento, es decir, programa, conferencistas, y sesiones. Luego piensa en el diseño, asegúrate de que sea agradable al ojo y bien presentado en forma clara y concisa.

Utiliza formatos de registro

Ya tienes tu landing page, ahora es tiempo de transformar contactos en participantes. Para hacerlo tan fácil como sea posible para los asistentes, el proceso de registro debería ser amigable con el usuario e intuitivo. Esto no debería tomar más de 5 minutos y debería requerir únicamente que los participantes ingresen su nombre, dirección email, información de facturación, y preferencias.

Recolecta los pagos

Evita cualquier complicación innecesaria ofreciendo múltiples opciones de pago. Esto significa tarjetas débito y crédito, además de opciones de pago online como PayPal y Google Pay. Finalmente, si tienes algunos invitados internacionales asegúrate de que los pagos foráneos sean aceptados.

Considera las zonas horarias

Para conseguir tantos asistentes como sea posible, considera de dónde estarán conectándose los participantes. Por supuesto, no podrás complacer a todos pero deberías tener una idea de dónde están ubicados tus invitados. Para asegurarte de que ninguno deba estar despierto en horas tempranas, usa la herramienta de World Clock Planner que crea una zona horaria con las horas más compatibles.

Desarrolla campañas de emails

Es probable que tus asistentes no estén familiarizados con algunos de los elementos de los eventos virtuales. Ya sea descubrir cómo agendar una sesión de networking one-to-one, o qué plugins se debe descargar antes del evento. Las campañas de email brindan una gran plataforma para responder todas estas preguntas, al tiempo que reiteran información clave como fechas, programas, y oradores.

Crea las invitaciones

Cuando se trata de tipos de invitaciones tienes dos opciones; invitaciones impresas (la cereza del pastel), o invitaciones digitales. En ambos tipos, reafirma información clave. Adicionalmente, piensa en cuál es el mejor momento para enviarlas. Se trata de encontrar un balance entre enviar con suficiente antelación para suscitar el interés, pero no demasiado temprano como para perder el interés.

Elementos técnicos necesarios en un evento virtual

Es importante tener en cuenta que debemos anticiparnos a las necesidades técnicas del evento virtual. Algunos de los materiales audiovisuales que por supuesto vamos a necesitar, son:

Conexión a Internet adecuada
Cámaras para la captación además de los mezcladores
Pantallas de referencia en caso de que fueran necesarias
Iluminación para los ponentes (y material para crear efectos si es que el evento lo requiere)
Micrófonos idóneos y mesas de sonido
Fuentes de contenido
Codificadores de streaming

Si quieres saber más sobre este tema, te invitamos a leer el siguiente artículo

Δ ¿Cómo hacer un Streaming profesional al estilo Sinergis?
La transmisión en vivo es un fenómeno relativamente nuevo que hoy se ha convertido en una forma muy real y viable para que las marcas lleguen a sus seguidores y generen un flujo de ingresos adicional.

Además de las herramientas que usemos para retransmitir el evento virtual, debemos tener en mente algunas cosas que hemos mencionado anteriormente para obtener los mayores resultados: página web para el evento, registro automatizado a través del sitio web, plataforma de email marketing, landing page para transmitir el streaming.

Durante el evento

Es fundamental que durante el evento virtual tengas claro los siguientes pasos:

Equipos

tener el equipo correcto garantiza que entregarás contenido de alta calidad a lo lardo del evento virtual. Primero, quieres asegurarte de que tienes todo el equipo correcto (micrófonos, cámaras, e incluso un estudio) y luego haz muchos ensayos para asegurar que estás preparado. Esto también aplica para tus oradores, que necesitan estar preparados antes del evento.

Programa del evento

un programa de evento fuerte necesita ser fluido, integrar los diferentes elementos del evento en uno. Esto requiere mucha reflexión y esfuerzo. Comienza con las conferencias y luego identificar cómo otras sesiones como talleres, preguntas y respuestas, y lanzamientos de producto pueden integradas en la agenda. Asegúrate siempre de mapear el horario desde la perspectiva de tus participantes para ver cómo va el evento.

Escenario virtual

para el escenario virtual, crea una experiencia de video ‘one-to-many’. Los conferencistas, anfitriones, e invitados aparecerán en la gran pantalla mientras la audiencia comenta a través de la funcionalidad del chat en vivo. El escenario virtual es donde todas las grandes conversaciones toman sitio: esto puede ser en la forma de keynotes, lanzamientos de producto, o entrevistas. Para los asistentes, eso se trata de absorber contenido valioso y no tanto sobre la interacción.

Δ La revolución de los eventos en México y en el mundo
Estos dos últimos años han sido muy estresantes para todos, pero también han sido muy interesantes para la industria de los eventos que ante la revolución digital profunda se ha reinventado para adquirir más habilidades y pensamiento estratégico.

Lounge virtual

para descansar un poco de todo el contenido, crea un lounge virtual para tus asistentes. Este es un lugar donde los participantes pueden conectarse en un cuarto virtual mediante ventanas de chat y video en vivo. No solo esto permite que los asistentes sientan aspectos familiares de los espacios del evento a través de elementos virtuales, pero también evita que se la pasen dando click sobre pantallas y videos que se ven todas iguales.

Sesiones simultáneas

para brindar una gran experiencia a los asistentes virtuales, vas a necesitar ofrecer sesiones diferentes. Desde luego, quieres mantener el scenario virtual como la atracción principal, pero aparte de eso, intenta ofrecer algo nuevo para todos. Esto puede ser un taller para startups o una sesión de preguntas y respuestas para líderes en e-commecer. Independiente de lo que sea, estarás dando a tus asistentes sesiones diseñadas específicamente para tus necesidades.

Networking virtual

en este formato, los asistentes agenda reuniones uno a uno mediante un video chat. Como en cualquier otro evento, ya sea los organizadores o los participantes pueden escoger con quién conectarse y por cuánto tiempo. Luego, dependiendo del horario asignado, los asistentes serán automáticamente asignados a otra persona. El networking es una parte esencial de cualquier evento, así que asegúrate de dar a tus asistentes abundante tiempo para hablar.

Sesiones grupales

para ofrecer algo diferente al escenario virtual usual incluye sesiones grupales como talleres, discusiones o paneles de discusión. Realizadas en pequeños grupos, yendo de 5 a 50 participantes, estos pueden ser hecho en cualquier plataforma de webinar o encuentros virtuales. Lo importante aquí es que los participantes tienen la oportunidad de hablar cuando se les solicita.

Chat

al incentivar a los invitados a comentar y conversar en el chat brindas un espacio para que la gente interactúe, comparta sus pensamientos, y discuta el evento en tiempo real. Recorre tu agenda e identifica qué sesiones son más apropiadas para el chat en vivo (está será la gran mayoría). Para que esto sea tan exitoso como sea posible, haz que algunos moderadores faciliten la conversación con avisos, preguntas, y planes que les permitan dirigir la conversación.

Sesiones pre-grabadas

para ahorrarte algo de tiempo haz el intento y graba algunas sesiones antes del evento. Por supuesto, no podrás ofrecer ningún engagement en vivo, así que identifica cuáles sesiones funcionarán mejor en este formato. Para una operación sin contratiempos, reúne muestras de video de tus conferencistas antes de la grabación. Así te asegurarás de que el arreglo y el formato son exactamente cómo quieres que sean.

Sesiones en vivo

para cualquier sesión en vivo que realices, date a ti mismo y tus oradores abundante tiempo para prepararte. Antes del gran día haz un chequeo general y verifica que todo encaja en el horario asignado. Fíjate en que todos tus conferencistas estén bien preparados y sepan qué esperar. Así mismo, pasa algún tiempo pensando en cómo las diferentes sesiones funcionarán paralelo a las otras y quién hará los introducciones y la clausura.

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Si hay algo que queda claro de la evolución digital es que ahora el público no solo es espectador, también es el protagonista. Con los social wall incrementas la interacción y fomentas la conversación.

Integraciones tecnológicas

primero lo primero, identifica qué tecnología usarás para los diferentes elementos de tus eventos. Por ejemplo, para los webinars y los encuentros puedes usar Zom o Demio, mientras para live streaming puedes usar OBS o Wirecast. A partir de esto, necesitarás mapear diferentes tecnologías y ver cómo estarán integradas en el evento. Para facilitar mucho las cosas, usa una plataforma de eventos online, como Eventtia, que ofrece una plataforma integral que unirá todo para ti.

Herramientas de engagement

las votaciones en vivo y los quizzes son una gran forma de derribar barreras entre los asistentes y tú. Esta es una gran forma de mantener activamente el engagement de los usuarios. Para maximizar su uso, asegúrate de analizar cada sesión para identificar dónde pueden ser usados. Así mismo, toma en consideración qué tecnología estarás usando, cómo configurarla, y si los asistentes deben bajar algo previo al evento.

Después del evento

Al finalizar tu evento virtual, es importante conocer cómo se sintieron tus invitados con la dinámica de tu evento.

Encuestas online

es difícil decir exactamente cómo estuvo tu evento sin el feedback de la gente que estuvo allí. Por eso debes enviar una encuesta inmediatamente después del evento, así que planéalo con anterioridad. Pide a los participantes feedback sobre la fecha, sitio del evento, conferencistas, temas de discusión, vendedores, y la importancia en general del evento. Asegúrate de que las encuestas son directas y van directo al grano.

Dale un nuevo propósito a todo contenido

para confirmar el engagement de tus participantes con tu marca un tiempo después del evento, asegúrate de dar un nuevo uso a todo el contenido que hayas recabado. Debería haber mucho para mantener la conversación activa mucho después de que el evento haya terminado. Pasa algún tiempo después del evento identificando el contenido más popular y cómo puede ser aprovechado. Esto podría ser en forma de una nueva serie de podcasts o una serie de snippets de video de las conferencias.

De igual forma, podría ayudarte una guía básico sobre eventos virtuales Post-Evento:

¿Cómo no hacer un evento virtual?
Después de algunos meses de intensidad en cuanto a la adaptación al entorno online, se resaltan algunos de los errores más típicos en la organización y gestión de eventos virtuales.

Secuencias de email

la conversación no tiene que parar una vez el evento haya terminado. Combina todo el contenido reutilizado para que tengas secuencias de email que sigan el engagement con tus invitados. Segmenta estas secuencias en diferentes perfiles que hayas creado. Esto no solo te ayudará a seguir construyendo una relación más fuerte con tus asistentes, pero también significa que ellos estarán listos para ir a tu próximo evento.

¿Cómo tener tu evento virtual bajo control

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