En tan solo tres pasos, haz de tu evento virtual todo un 茅xito

Para evitar imprevistos, posponer o cancelar tus eventos, aqu铆 te decimos c贸mo organizar un evento virtual exitoso en tres fases.

En tan solo tres pasos, haz de tu evento virtual todo un 茅xito

Los eventos virtuales se han convertido en la tendencia, pero, sobre todo, en la
soluci贸n, contemplando el panorama epidemiol贸gico que obliga a ajustar los planes a futuro de las empresas. En este sentido, para evitar imprevistos, posponer o cancelar tus eventos, aqu铆 te decimos c贸mo organizar un evento virtual exitoso en tres fases.

Los eventos f铆sicos siempre han representado un gran atractivo para las empresas
y los participantes pues cumplen con esa necesidad humana del contacto y
acercamiento: el de sentirse parte de algo. Sin embargo, en algunas ocasiones los
elevados costos que supone para una compa帽铆a producir un evento presencial o la
falta de tiempo y la distancia geogr谩fica de los invitados potenciales reducen las
probabilidades de 茅xito de un evento.

螖 La revoluci贸n de los eventos en M茅xico y en el mundo
Estos dos 煤ltimos a帽os han sido muy estresantes para todos, pero tambi茅n han sido muy interesantes para la industria de los eventos que ante la revoluci贸n digital profunda se ha reinventado para adquirir m谩s habilidades y pensamiento estrat茅gico.

Por eso, para suprimir esas distancias f铆sicas, optimizar el tiempo de los asistentes
y reducir la inversi贸n de recursos econ贸micos por parte de las empresas, los
eventos virtuales se han convertido en una soluci贸n id贸nea. 脡stos trasladan toda la
celebraci贸n a una pantalla con conexi贸n a internet, ofrecen una experiencia
inmersiva y conectan a personas de todo el mundo a tan solo un clic de distancia.

Desmintamos algunos mitos; Eventos H铆bridos

Si bien es cierto que existen diversas opiniones sobre los eventos virtuales, como
que son m谩s caros que los presenciales o que limitan la interacci贸n, estos solo son
mitos. La verdad es que con un evento virtual ahorras en alquiler, alimentos, renta
de equipos y algunos salarios, mientras innovas, mantienes calidad, y proteges la
salud de todos los involucrados.

Adem谩s, uno de los principales focos de un evento virtual es que la interactividad
con tu audiencia es total gracias a los chats, los polls y las din谩micas de interacci贸n
en vivo. Incluso los eventos virtuales pueden complementar a las reuniones f铆sicas
para mejorar el impacto entre los asistentes e impulsar el engagement, pues sus
herramientas hacen que la experiencia sea lo m谩s inmersiva posible para los
usuarios.

Antes de decirte las fases principales para un evento exitoso, te invitamos a leer c贸mo no debes hacer un evento virtual

驴C贸mo no hacer un evento virtual?
Despu茅s de algunos meses de intensidad en cuanto a la adaptaci贸n al entorno online, se resaltan algunos de los errores m谩s t铆picos en la organizaci贸n y gesti贸n de eventos virtuales.

El A, B, C para lograr un evento virtual exitoso

驴Quieres adaptar tus eventos f铆sicos al mundo digital, pero necesitas un impuso
final para animarte? Te compartimos los tres pasos que debes tener en mente para
que tu evento virtual sea todo un 茅xito:

Pre-evento virtual

Durante esta primera parte es indispensable que desarrolles el tema, que lo
conozcas a profundidad e identifiques a tu audiencia. Es importante definir el sentido y utilidad de tu evento virtual para dar el siguiente paso: contactar con el speaker, los ponentes o especialistas que consideras cumplen con la identidad y objetivo de tu evento.

Una vez que tienes estos primeros pasos listos, debes realizar una planificaci贸n del
programa de trabajo y seleccionar las mejores herramientas digitales, formatos,
recursos, contenidos, plan de comunicaci贸n y equipos que necesitas para llevar a
cabo tu evento virtual.

El siguiente paso es la difusi贸n de la convocatoria. Si desde el programa de trabajo
estableces un plan de comunicaci贸n, podr谩s empezar a publicitar tu evento con la
suficiente antelaci贸n para generar curiosidad y atraer m谩s asistentes; para esto
puedes:

鈥 Crear un landing page y recoger los datos de inscripci贸n.
鈥 Crear contenido relacionado con tu evento virtual y publicarlo en el blog de la
empresa con anterioridad a la fecha del evento.
鈥 Enviar emails a tu p煤blico objetivo promocionando tu evento virtual.
鈥 Crear un newsletter sobre tu evento.
鈥 Hacer uso de las redes sociales de tu empresa; aprovecha hasta las stories
de tu Instagram.
鈥 Inviertir en publicidad en Redes Sociales.
鈥 Crear y enviar invitaciones personalizables con la opci贸n de agendar en
calendario.
鈥 Presentar a tus speaker, ponentes, participantes y temas, crea un lazo, haz
conexiones.
鈥 Aprovechar los formularios o chat para estar en contacto con organizadores
y ponentes.
De virtual a h铆brido. Reinventa tus eventos.
Son eventos hijos de la pandemia, est谩n a medio camino entre las experiencias presenciales y las virtuales. La nueva tendencia apunta a la creaci贸n de las llamadas convergencias digitales entre los escenarios presenciales y digitales.

El d铆a del evento virtual

El d铆a del evento recuerda: 鈥淨uien mucho abarca, poco aprieta鈥. As铆 de simple, el
hecho de tener cientos de contenidos no significa que tu evento vaya a quedar en
la mente de tus usuarios o vayas a conectar con todos ellos.

Lo mejor es hacer las cosas de manera simple y f谩cil de consumir, enfoca tus
esfuerzos en hacer que todo marche bien durante el evento, evita errores t茅cnicos
y crea las mejores din谩micas de interacci贸n y gamificaci贸n.

Para hacer esto posible juega con los elementos, aprovecha los contenidos
audiovisuales de valor y realiza din谩micas de juego para mantener la atenci贸n.
Empatiza y genera confianza con los asistentes haciendo de tu evento algo
interactivo y ameno resolviendo todas las dudas de la audiencia.

Por 煤ltimo, y lo m谩s importante, suma esfuerzos, no te abrumes y contrata a un
experto, te recomendamos delegar esta tarea a agencias de comunicaci贸n para que
puedan organizar tu evento virtual de manera profesional.
En Sinergis, por ejemplo, adem谩s de brindarte toda la atenci贸n, ofrecemos apoyo
durante todo el proceso para que tu evento virtual sea 100% personalizado a tus
necesidades.

Las empresas optan por eventos virtuales e h铆bridos en 2021
Debido a la pandemia de Covid-19, muchas corporaciones de todo el mundo, que sol铆an depender de los eventos presenciales para ganar exposici贸n y promover sus marcas.

Post evento virtual

Porque tu evento no termina con la 煤ltima sesi贸n y a todos nos gusta sentirnos
importantes, agradece a todos aquellos que fueron parte de tu evento virtual. Ya
sea con la grabaci贸n del evento, un recap de lo m谩s importante, los resultados o
datos duros obtenidos durante el evento o una sencilla, pero honesta carta de
agradecimiento.

Con el apoyo de Sinergis puedes tener esto y m谩s opciones de conectar con tus
clientes, base de colaboradores o llegar a nuevos p煤blicos. Contamos con m谩s de

20 a帽os de experiencia y con el respaldo de diversos clientes que junto a nosotros
se han mudado al mundo digital.

Los 煤ltimos meses nos han demostrado que los contextos y adversidades no se
pueden prevenir, sin embargo, s铆 se pueden aprovechar para buscar nuevas
soluciones. Aprovecha las ventajas que ofrece el medio online, los eventos virtuales
te permiten mantener el control del evento antes, durante y despu茅s del mismo.

Quieres saber m谩s? Cont谩ctanos para recibir una soluci贸n digital hecha a la
medida de las necesidades de tu negocio.

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