El reto de la comunicación interna en los tiempos del home office

La pandemia de COVID-19 aceleró la implantación del home office. La mayoría de las empresas no estaban preparadas para un cambio tan radical y repentino; sin embargo, se han tenido que adaptar a la nueva realidad. Este es el contexto que enfrenta también la comunicación interna.

Es un hecho que, ante la nueva realidad, los departamentos de comunicación interna se enfrentan a retos formidables para mantener informados y cohesionados a los equipos de trabajo. Ahora, los carteles, el tablero de anuncios, las televisiones y las acciones presenciales en el lugar de trabajo, han sido sustituidas por otras alternativas que permitan llevar los mensajes a los colaboradores, sin importar dónde estén.

Aunque no siempre se le ha otorgado la relevancia que merece, la comunicación interna es una herramienta estratégica para cualquier negocio y la situación actual lo ha hecho evidente. Ha cobrado una mayor relevancia ya que contribuye a alcanzar los objetivos comerciales, mantener la motivación, mejorar el orgullo de pertenencia, aumentar la productividad y favorecer el clima laboral. En términos corporativos, difunde la cultura organizacional y promueve sus valores para fomentar la unión y el trabajo en equipo.

Ahora, los esfuerzos de comunicación interna se topan con múltiples obstáculos, entre ellos: dirigirse a distintos públicos, departamentos y localizaciones físicas. Es decir, para una misma empresa es diferente dirigirse a los empleados de fábrica que a los de oficina. Por la propia naturaleza del trabajo que desempeña cada uno, los canales, dispositivos y herramientas con las que cuentan cada uno, son diferentes, así como el tiempo del que disponen para informarse.

Los desafíos para la comunicación interna

Aún no nos hemos dado cuenta de la dimensión de lo que hemos cambiado con la pandemia. No alcanzamos a imaginar todo lo que evolucionamos en algunas cosas y el impacto en nuestro estilo de vida, familia y trabajo. Cambiamos también la manera de comunicarnos en nuestra organización y con nuestros colaboradores.

Los equipos de comunicación interna han sido rebasados ante la necesidad de mantener a los colaboradores informados en todo momento. Su tarea se ha convertido en todo un reto.

En esta época con tantos canales de comunicación que están a nuestro alcance, no sólo nos enfrentamos a esta problemática, también se vuelve complejo poder saber cuáles son los más efectivos. Con el boom de las redes sociales, el uso del celular y la movilidad, los canales se han multiplicado, pero muchos de ellos han perdido efectividad.

Por ejemplo, en las empresas que usan plataformas de colaboración, tipo redes sociales, pero de uso interno, se invierten muchas horas de recursos humanos como económicos sin tener éxito ya que el uso de estas plataformas es muy bajo.

Podríamos pensar que la tecnología juega un papel importante en este sentido; sin embargo, no es suficiente.

Lo que necesitan las empresas es escuchar y acompañar a los colaboradores, pues somos una sociedad hipercomunicada con estrés y sobre estimulada. Ante esto, los equipos de comunicación interna tienen el reto de ser más creativos y buscar distintas formas de comunicarnos con los colaboradores sin que sean intrusivas, pero a la vez que logren su objetivo.

Un ejemplo efectivo son los “Coffe Talks” espacios quincenales donde se fomenta la escucha y se promueva el acompañamiento; espacios donde todos los colaboradores participan incluido el equipo directivo y se abre la conversación de manera casual, y donde se pueden hacer todo tipo de preguntas en un ambiente tranquilo, sin formalismos.

Ahora, además de las actividades de comunicación ordinarias, las áreas de comunicación interna deben pensar también en cómo crear un sentido de pertenencia en un equipo donde algunos miembros pueden verse cara a cara regularmente y otros sólo a la distancia.

Es probable que el trabajo híbrido sea una realidad para muchas empresas, al menos en el futuro inmediato. Por lo tanto, aprovechemos esta oportunidad para hacer un balance y abordar los cambios que necesitamos hacer después de los 18 meses más desafiantes que nos han tocado vivir.

Las tendencias marcan la pauta para la comunicación interna

Un estudio de Kelly Services concluye que: siete de cada 10 empresas grandes, con más de 250 empleados, mantendrán trabajos a distancia, parcial o totalmente, una vez que la pandemia de COVID-19 sea controlada. Y, acuerdo con la encuesta “Tendencias del Entorno Laboral en México 2021”, 57% de estas compañías ve un esquema flexible en el que varios de sus puestos pueden laborar de forma remota, y 13% mantenga el esquema Home Office.

También, un reciente estudio de Sharp Europe entre 6,000 personas en el viejo continente, mostró que más de la mitad de los encuestados, con edades entre 21 y 30 años, destacó la importancia de poder reunirse y trabajar con colegas en persona. Casi el 60% dijo que trabajar en un entorno de oficina se ha vuelto más importante durante el año pasado.

Lo interesante es que los encuestados señalan que en el formato de home office son más productivos. No obstante, más de la mitad de los encuestados en toda Europa, con edades comprendidas entre los 18 y los 45 años, dicen sentirse ansiosos por la falta de capacitación y oportunidades profesionales cuando piensan a largo plazo.

“Parecería que la ausencia de las oficinas aísla a los participantes de la empresa”, dice Álvaro Rattinger, CEO de la Revista Merca2.0, quien afirma que “en las últimas semanas, mientras más clientes y fuentes consulto, un mayor número confiesa estar hartos de tanta junta en Zoom. Argumentaría que la mayoría de los profesionales eran más productivos, pero con menor calidad de vida”.

Cuarenta por ciento de los encuestados en la Unión Americana por la CDC confesaron tener problemas de salud mental y abuso de sustancias. La prestigiada Universidad de Stanford en California llegó al extremo de crear el primer estudio “Zoom Exhaustion & Fatigue Scale” para medir la fatiga de juntas remotas.

Pero como sucede con el consumidor hay quienes buscan un punto medio. Según una encuesta de Harris Poll realizada para el diario USA TODAY, el 40% de los estadunidenses prefiere trabajar desde casa a tiempo completo. En comparación con el 35% que busca un esquema híbrido entre el hogar y la oficina. En otro extremo el 25% que quiere volver a la oficina a tiempo completo.

En México recientemente entró en vigor la reforma que regula el home office. Norma Godínez, directora de Recursos Humanos de Kelly, dice que los resultados de esta encuesta muestran que las empresas reconocieron varios beneficios con el trabajo flexible a distancia, como ahorro de recursos, y tiempo, mayor organización y autonomía, y, paradójicamente, mejor calidad de vida para sus empleados.

Agregó que “hoy las organizaciones están haciendo un replanteamiento en la forma de trabajo, donde los esquemas híbridos tendrán un impacto en la cultura de organizaciones”. El cambio cultural en las empresas es, sin duda, un aspecto que no ha sido valorado suficientemente en este cambio en el modo de trabajar de muchas organizaciones a raíz de la pandemia.

Ahora el criterio para definir los contenidos de la comunicación con el personal se basa en la escucha permanente de sus inquietudes. La esencia de la comunicación interna sigue siendo la misma: acompañar a los objetivos del negocio, mantener informados y motivados a los empleados y crear un clima positivo de trabajo.

Las exigencias sí cambian: cada vez se exige más rapidez, eficacia y transparencia. El reto de la comunicación interna se encuentra en evolucionar hacia procesos de escucha y acompañamiento a cada uno de los trabajadores.